Schreiben im Beruf

Mit freundlichen Grüßen

Kennt ihr das Lied "MfG - Mit freundlichen Grüßen" von der Gruppe "Die Fantastischen Vier"? Ich habe es gestern zum ersten Mal im Radio gehört. Schon erstaunlich, wie viele Abkürzungen es gibt!

In Briefen und E-Mails sollte man jedoch eher vorsichtig mit Abkürzungen umgehen. Abkürzungen wie GmbH, TÜV oder a. D. sind sicher sinnvoll. Doch Abkürzungen wie MfG oder zz. (früher z. Zt.) vermitteln dem Leser nur eins: Der Schreiber hat keine Zeit!

Verzichtet deshalb auf solche Abkürzungen und schreibt diese Wörter besser aus. Ob ihr dabei "Mit freundlichen Grüßen" oder "Freundliche Grüße" schreibt, ist Geschmackssache.

Gutes Deutsch ...

... lernt man nicht unbedingt bei Bastian Sick! Das sagt der Sprachwissenschaftler Peter Eisenberg in einem Interview mit dem Deutschlandfunk. Recht hat er! (via Sprachblog)

Rechtschreibung schafft Vertrauen

Ein bis zweimal im Jahr genieße ich eine Fortbildung. Dieses Jahr hatte ich mir eine Schulung zum Thema "Internettexte" ausgesucht. Zwei Tage drehte sich alles um Bildschirmtexte - und tatsächlich haben wir die meiste Zeit auf einen Bildschirm geschaut - allerdings auf Powerpoint-Folien (an einem Tag 80 Folien!). Diesmal also war meine Fortbildung leider kein Genuss, sondern ein Ärgerniss - vor allem, da das Seminar 1.700 Euro kostete.

Eine interessante Information habe ich allerdings erhalten: Rechtschreibfehler machen eine Website unglaubwürdig! 48 % der User gaben in einer Umfrage an, den Inhalten einer Website weniger zu glauben, wenn auf der Seite viele Tippfehler sind. Zum Vergleich: Nur 3 % sehen im Bekanntheitsgrad des Anbieters einen Gradmesser für die Glaubwürdigkeit der Website.

Gute-Laune-E-Mails

Macht doch einmal den folgenden kleinen Test. Schaut einer Person eurer Wahl kurz in die Augen und lächelt sie freundlich an. Was passiert? Mit sehr großer Wahrscheinlichkeit lächelt euer Gegenüber zurück. (Voraussetzung: Ihr seid nicht zerstritten!).

Auch in einer E-Mail könnt ihr lächeln! Beginnt eure E-Mail mit einem freundlichen Gruß - z. B. mit  "Liebe Frau / lieber Herr", Bringt Zauberwörter wie "herzlich, schön, gern, freundlich" und die Antwort wird entsprechend freundlich sein.

Und nun stellt euch noch folgende Szene vor: Ihr sitzt am Schreibtisch und ein Kollege kommt herein, wirft euch ein Dokument auf den Schreibtisch und geht, ohne euch ein Wort oder einen Blick zu schenken, wieder aus dem Zimmer ...

... die gleiche Wirkung kann eine E-Mail mit Anhang haben, die ohne Begleittext gesendet wird!

Schreibseminare: Alles andere als Nachhilfe!

Ein Kunde fragte mich gestern, nachdem er bei uns ein Schreibseminar für seine Mitarbeiter gebucht hatte: "Und wie schaffen wir es, dass sich die Leute freiwillig zum Seminar anmelden, die es wirklich nötig haben? Ich gebe zu: Eine wirklich befriedigende Antwort hatte ich nicht parat.

Warum schreien eigentlich nicht alle Mitarbeiter "hier", wenn ihr Vorgesetzter ihnen die Teilnahme an einem Seminar zum Thema "Erfolgreich schreiben" anbietet?

Vielleicht kennen Sie ja jemanden, der beim Rückwärtseinparken ins Schwitzen gerät, auf der Autobahn gern aus Prinzip auf der mittleren Spur fährt oder in Flensburg einen Punkt nach dem anderen sammelt. Dann versuchen Sie doch einmal, diese Personen für ein Seminar zum Thema "Erfolgreich Auto fahren" zu gewinnen ...

Genau so geht es uns mit dem Thema "Schreiben". Wer gibt schon gerne zu, dass er Probleme hat, seine Gedanken klar und verständlich zu Papier zu bringen? Ganz zu schweigen von all jenen, die sich für besonders talentiert halten ... beim Schreiben und beim Autofahren.

Der große Unterschied: Die Regeln des erfolgreichen Autofahrens werden in der Fahrschule gelehrt. Die Voraussetzungen für erfolgreiches (berufliches) Schreiben hingegen lernen wir in deutschen Schulen nicht! Deshalb sind Schreibseminare auch keine Nachhilfe!

Ein Schreibseminar liefert Profi-Techniken für die erfolgreiche Kommunikation mit Kunden und Mitarbeitern. Ein Schreibseminar bietet handfeste Tipps und Tricks, Businesstexte verständlich und lebendig zu schreiben - und das mit möglichst wenig Aufwand. Es liefert jedem Mitarbeiter einen enormen Mehrwert im beruflichen Alltag ...

Entlarvende Begriffe

Die Deutsche Telekom hat im vergangenen Jahr zehntausende Reklamationen unbearbeitet zu den Akten gelegt. Diesen Vorgang nannten sie dann "einen systembedingten Abschluss". Tja, mit Systemen kennt sich die Telekom halt aus, mit Kunden und ihrem Verhalten offenbar nicht.

Gibt es bei euch im Unternehmen auch Begriffe, die einen Zustand verdecken sollen - gerade aber dadurch die Realität zeigen?

Entlarvend

Auf der Internetseite von Nokia steht schwarz auf weiß:

Unternehmerische Verantwortung heißt für Nokia, die Einflüsse ihrer Arbeit auf Gesellschaft und Umwelt zu erkennen und entsprechend zu agieren. Als Marktführer und weltweit tätiges Unternehmen nimmt Nokia diese Verantwortung sehr ernst. Eine solide Unternehmensethik ist deshalb für das tägliche Geschäft enorm wichtig.

(gefunden bei Bernd Röthlingshöfer)

Ich habe einen Traum: Unternehmen werden in Zukunft darauf achten, dass Texte nicht nur schön "klingen", sondern auch der Wahrheit entsprechen.

Schnell schreiben

Habt ihr schon einmal einen Manager (oder eine Managerin) gesehen, der (die) das 10-Finger-System beherrscht? Ich bin immer wieder erstaunt, wie viele Mitarbeiter (und Mitarbeiterinnen) den ganzen Tag am PC sitzen und auch nach Jahren immer noch ihre Texte mühevoll mit zwei Fingern eintippen ... Das kostet nicht nur viel Zeit - es ist auch demotivierend, oder?

Beim Speedtest zeigt sich, wie schnell ihr auf der Tastatur seid. Lasst euch aber nicht frustrieren: Ich habe 75 Wörter in der Minute getippt - und bin damit gerade mal auf Platz 10367 gelandet!  (Speedtest entdeckt bei Mmbf)

Wer lernen will schnell zu schreiben, findet auf der Seite schneller-schreiben.de auch ein kostenloses 10-Finger-Training.

Standardformulierung vermeiden: "Mit unserem Schreiben vom ..."

Ein frohes, gesundes und erfolgreiches neues Jahr. 2008 beginnt turbulent - gleich zwei große Projekte halten mich auf Trab, so dass ich kaum zum Weblogschreiben komme.

Heute erhielt ich eine E-Mail von einem sehr sympathischen und auch dynamischen Kunden. Er wollte mich an einen Termin erinnern und mich darum bitten, diesen Termin zu bestätigen. Die E-Mail begann mit folgenden Worten:

Mit Schreiben vom xx.Dezember hatte ich Sie zu unserem Treffen am xx.Januar eingeladen.

Bei dieser Standardformulierung denke ich an Ärmelschoner und Stempelkissen - aber nicht an meinen Kunden! Dieser Satz passt einfach nicht zu ihm. Bei einem Anruf hätte er vermutlich gesagt:

Vielleicht erinnern Sie sich: Am xx. Dezember hatte ich Sie zu unsere Treffen am xx. Januar eingeladen.

oder

Am xx. Januar treffen wir uns in xx. Sind Sie dabei? Das wäre schön. Bitte geben Sie mir kurz  Bescheid,. Alle Informationen finden Sie in meiner Einladung vom xx. Dezember.

Warum nicht auch so die E-Mail formulieren? Das klingt viel authentischer und ich habe auch mehr Lust auf unser Treffen.

Gute Texte als Wettbewerbsvorteil

Im Handelsblatt stand gestern ein hochspannender Artikel mit dem Titel "Sagt es einfacher". (Leider online nur für registrierte Nutzer der Website www.handelsblatt.com zugänglich).

Der Braunschweiger Linguist Günther Zimmermann beschreibt in diesem Artikel, wie Unternehmen besser kommunizieren können. Denn Sprache, so Zimmermann, ist ein Erfolgsfaktor.

Der Schaden, der der deutschen Wirtschaft durch unverständliche Texte entsteht, wird von Sachverständigen auf jährlich eine Milliarde Euro geschätzt.

Günther Zimmermann hält diese Summe sogar für deutlich untertrieben. Dies deckt sich mit unserer Erfahrung: Intern werden Worthülsen, Abkürzungen und Denglische Begriffe produziert und extern die Kunden im besten Fall gelangweilt.

Oder zeichnen sich die Texte, die in euren Unternehmen geschrieben werden, etwas durch einfache Wörter, einfach Sätze, klare Textstruktur, interessante Inhalte und einen persönlichen Bezug zum Leser aus? Ich freue mich, von euren Erfahrungen zu lesen! Bitte schreibt mir, wie ihr die Sprache in eurem Unternehmen erlebt. Hier im Weblog oder persönlich. Jetzt oder in den nächsten Monaten.