Schreiben im Beruf

Gute-Laune-E-Mails

Macht doch einmal den folgenden kleinen Test. Schaut einer Person eurer Wahl kurz in die Augen und lächelt sie freundlich an. Was passiert? Mit sehr großer Wahrscheinlichkeit lächelt euer Gegenüber zurück. (Voraussetzung: Ihr seid nicht zerstritten!).

Auch in einer E-Mail könnt ihr lächeln! Beginnt eure E-Mail mit einem freundlichen Gruß - z. B. mit  "Liebe Frau / lieber Herr", Bringt Zauberwörter wie "herzlich, schön, gern, freundlich" und die Antwort wird entsprechend freundlich sein.

Und nun stellt euch noch folgende Szene vor: Ihr sitzt am Schreibtisch und ein Kollege kommt herein, wirft euch ein Dokument auf den Schreibtisch und geht, ohne euch ein Wort oder einen Blick zu schenken, wieder aus dem Zimmer ...

... die gleiche Wirkung kann eine E-Mail mit Anhang haben, die ohne Begleittext gesendet wird!

Schreibseminare: Alles andere als Nachhilfe!

Ein Kunde fragte mich gestern, nachdem er bei uns ein Schreibseminar für seine Mitarbeiter gebucht hatte: "Und wie schaffen wir es, dass sich die Leute freiwillig zum Seminar anmelden, die es wirklich nötig haben? Ich gebe zu: Eine wirklich befriedigende Antwort hatte ich nicht parat.

Warum schreien eigentlich nicht alle Mitarbeiter "hier", wenn ihr Vorgesetzter ihnen die Teilnahme an einem Seminar zum Thema "Erfolgreich schreiben" anbietet?

Vielleicht kennen Sie ja jemanden, der beim Rückwärtseinparken ins Schwitzen gerät, auf der Autobahn gern aus Prinzip auf der mittleren Spur fährt oder in Flensburg einen Punkt nach dem anderen sammelt. Dann versuchen Sie doch einmal, diese Personen für ein Seminar zum Thema "Erfolgreich Auto fahren" zu gewinnen ...

Genau so geht es uns mit dem Thema "Schreiben". Wer gibt schon gerne zu, dass er Probleme hat, seine Gedanken klar und verständlich zu Papier zu bringen? Ganz zu schweigen von all jenen, die sich für besonders talentiert halten ... beim Schreiben und beim Autofahren.

Der große Unterschied: Die Regeln des erfolgreichen Autofahrens werden in der Fahrschule gelehrt. Die Voraussetzungen für erfolgreiches (berufliches) Schreiben hingegen lernen wir in deutschen Schulen nicht! Deshalb sind Schreibseminare auch keine Nachhilfe!

Ein Schreibseminar liefert Profi-Techniken für die erfolgreiche Kommunikation mit Kunden und Mitarbeitern. Ein Schreibseminar bietet handfeste Tipps und Tricks, Businesstexte verständlich und lebendig zu schreiben - und das mit möglichst wenig Aufwand. Es liefert jedem Mitarbeiter einen enormen Mehrwert im beruflichen Alltag ...

Schnell schreiben

Habt ihr schon einmal einen Manager (oder eine Managerin) gesehen, der (die) das 10-Finger-System beherrscht? Ich bin immer wieder erstaunt, wie viele Mitarbeiter (und Mitarbeiterinnen) den ganzen Tag am PC sitzen und auch nach Jahren immer noch ihre Texte mühevoll mit zwei Fingern eintippen ... Das kostet nicht nur viel Zeit - es ist auch demotivierend, oder?

Beim Speedtest zeigt sich, wie schnell ihr auf der Tastatur seid. Lasst euch aber nicht frustrieren: Ich habe 75 Wörter in der Minute getippt - und bin damit gerade mal auf Platz 10367 gelandet!  (Speedtest entdeckt bei Mmbf)

Wer lernen will schnell zu schreiben, findet auf der Seite schneller-schreiben.de auch ein kostenloses 10-Finger-Training.

Erfolgsfaktor: Text

Die erste E-Mail, die Deutschland erreichte, ging an Werner Zorn – und zwar im Jahre 1984. In einem Interview auf tagesschau.de berichtet Zorn nun von den Anfängen der digitalen Post. Auf die Frage, wie sich die schriftliche Kommunikation seither verändert habe, antwortet Zorn:

Ich schreibe kaum mehr normale Briefe, und ich denke, das geht vielen so. Die schriftliche Kommunikation hat sicher an Niveau verloren. In Mails herrscht generell ein lockererer Ton als im Brief. Ein Stück schriftlicher Mitteilungskultur ist auf der Strecke geblieben.

Meine Meinung: Das ist falsch!

In mir regt sich Widerspruch und ich halte dagegen: Das Niveau der schriftlichen Kommunikation ist durch die E-Mail eher gestiegen! Wir schreiben heute persönlicher, verständlicher und kürzer. Und noch viel wichtiger: Die schriftliche Kommunikation ist in den letzten Jahren individueller und damit auch ausdrucksstärker geworden.

Ich behaupte sogar: Nicht das Aufkommen der E-Mail hat unseren Sprachstil verändert, sondern ein anderer Sprachstil hat den Siegeszug der E-Mail überhaupt erst möglich gemacht!

Bildschirmtexte: September-Newsletter

In unserem aktuellen Newsletter geht es um die Frage, ob wir Bildschirmtexte anders wahrnehmen als Printtexte. Wer den Erfolgreich-schreiben-Newsletter noch nicht kennt, kann sich die Ausgabe hier ansehen und bei Interesse die kommenden Ausgaben hier abonnieren.

Nie wieder Spams!

In den vergangenen Monaten verstopften jeden Tag hundert Spammails und mehr meinen Postkasten.

Seit einigen Tagen nutze ich das Programm Spamfighter und bin begeistert: Es filtert sehr sicher Spammails und verschiebt sie automatisch in einen eigenen Ordner. Sollte doch einmal eine reguläre Mail im Spamordner landen oder eine Spammail in meinem Postkasten bleiben, kann ich diese mit einem einfachen Klick freigeben bzw. blockieren.

Das Programm habe ich kostenlos heruntergeladen und teste es nun 30 Tage (Link siehe oben). Aber eigentlich bin ich schon jetzt sicher, dass ich es danach weiter nutzen werde: Die 25 Euro Gebühr im Jahr sind gut angelegtes Geld.

Seminarerfahrung

Seit neun Jahren gebe ich nun Seminare und immer noch fasziniert mich die Gruppendynamik im Seminar und deren Folge. Kein Seminar gleicht dem anderen: Die eine Gruppe reagiert auf eine Übung mit Interesse, die andere mit Abwehr, und das völlig unabhängig davon, ob die Inhalte der Übung für die Teilnehmer besonders wichtig sind oder nicht.

Damit jedes Seminar für die Teilnehmer erfolgreich ist, muss ich als Trainerin besonders klar und strukturiert vorgehen und allen Teilnehmern viel Sicherheit geben. Dafür bedarf es vor allem Erfahrung: Sowohl was die Inhalte angeht als auch die Methodik. Wer sich also ganz neu im Seminargeschäft bewegt, sollte nicht an seinen Fähigkeiten als Trainer zweifeln, sondern jedes Seminar genau analysieren, um daraus zu lernen.

Und natürlich gibt es auch immer wieder Gruppen, da stimmt einfach die Chemie und das Seminar läuft quasi ganz von allein. So ein Seminar habe ich gerade erlebt. Auch das tut gut - ganz egal, wie viel Erfahrung man auf dem Buckel hat.

Viele Tipps und Tricks finden Trainer bei http://www.mwonline.de.

Autorespondertexte Urlaub

Die Sommerzeit ist die Zeit der Autoresponder-Texte. Heute erhielt ich folgende (sehr typische) Nachricht:

ich bin vom 17.-30. Juli im urlaub. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet!!! In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Herrn Muster (anton.muster@musterfirma.de)

Machen Sie es besser und achten Sie auch bei Autoresponder-Texten auf

• Anrede
• freundlicher Einstiegssatz
• Groß- und Kleinschreibung
• Zeichensetzung (drei Ausrufezeichen sind zwei zu viel)
• Verabschiedung
• Signatur

Mit dieser kleinen Checkliste überzeugen Sie auch mit einem Autoresponder-Text:

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin vom 17. bis 30. Juli im Urlaub und werde mich umgehend nach meiner Rückkehr bei Ihnen melden.

Ihr Anliegen lässt sich nicht aufschieben? Dann wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen, Herrn Anton Muster. Er hilft Ihnen gerne weiter. Seine E-Mail-Adresse lautet: anton.muster@musterfirma.de.

Freundliche Grüße

Birgit Beispiel

Sekretariat

Beispielfirma

Musterstraße Nr.

PLZ Stadt

Mann und Frau - der feine Unterschied

Diese dpa-Meldung hat mich heute Morgen auf einen interessanten Gedanken gebracht: Schreibt frau anders als mann? Ich behaupte: ja! Die meisten Männer konzentrieren sich auf Fakten, steigen direkt ins Thema ein und verwenden gerne Abkürzungen.

In E-Mails sind viele Frauen emotionaler als Männer. "Sonnige Grüße" senden meist Frauen, wogegen auch in der E-Mail Männer eher "Mit freundlichen Grüßen" schreiben oder gleich ein Mfg verwenden.

Spannend ist nun die Frage: Welche Auswirkungen haben diese unterschiedlichen Schreibweisen auf den Erfolg einer Kommunikation?

Bin ich erfolgreicher, wenn ich dem gleichen Geschlecht schreibe? Oder erwartet die Frau vom Mann den knappen, sachlichen Stil und der Mann von der Frau den eher emotionalen? Sollte eine Frau einem Mann anders schreiben als der Frau? Und wie muss frau/mann schreiben, wenn die Empfänger sowohl Frauen als auch Männer sind.

Befriedigende Antworten habe ich noch nicht, doch ich werde mich mit diesem Thema noch ausführlich beschäftigen.

PS: Ach, da fällt mir noch ein: Gefällt euch der neue Look des Weblogs?

Schimpfwort mit Bedeutung

Seit ich meine Google-Startseite eingerichtet habe, freue ich mich jeden Morgen auf das Zitat des Tages.

Heute lieferte mir Google nun dieses Zitat:

„Derjenige, der zum ersten Mal an Stelle eines Speeres ein Schimpfwort benutzte, war der Begründer der Zivilisation.“

Sigmund Freud

Passt sehr gut in unsere Zitate-Sammlung!