Schreiben im Beruf

Nie wieder Schreibblockaden

Endlich komme ich wieder einmal zum Weblog-Schreiben: Wir haben zurzeit so viel zu tun, dass der Newsletter und das Weblog eindeutig zu kurz kommen.

Vor einigen Wochen habe ich einen sehr interessanten Artikel gelesen, von dem ich nun unbedingt berichten möchte.

Hans Krings berichtet in Psychologie heute, Heft 5 / 2008 von den aktuellen Erkenntnisse der Schreibforschung. Die Hauptursache von Schreibblockaden, so Krings,

"liegt in der Schwierigkeit, die komplexen kognitiven Porzesse zu koordinieren, die erforderlich sind, um eine Schreibaufgabe erfolgreich anzugehen und abzuschließen."

An die 30 verschiedenen Einzelprozesse gilt es beim Schreiben zu kontrollieren und zu koordinieren: die Funktion des Textes klären, an den Adressaten denken, die Gedanken ordnen, auf Inhalte Bezug nehmen, die Gedanken auf Sätze, Absätze und Kapitel verteilen, motorische Schreibbewegungen vollziehen, auf Orthografie, Grammatik und Stil achten, das Schreibprogramm bedienen ... 

Kein Wunder, dass wir da schnell an unsere Grenzen kommen. Deshalb gilt: Erst planen, dann am Stück schreiben und danach korrigieren!

Der Artikel liefert viele Tipps, um Schreibblockaden zu überwinden. Ihr könnt ihn auf der Seite von Psychologie heute für 1,40 Euro herunterladen.

Mit freundlichen Grüßen

Kennt ihr das Lied "MfG - Mit freundlichen Grüßen" von der Gruppe "Die Fantastischen Vier"? Ich habe es gestern zum ersten Mal im Radio gehört. Schon erstaunlich, wie viele Abkürzungen es gibt!

In Briefen und E-Mails sollte man jedoch eher vorsichtig mit Abkürzungen umgehen. Abkürzungen wie GmbH, TÜV oder a. D. sind sicher sinnvoll. Doch Abkürzungen wie MfG oder zz. (früher z. Zt.) vermitteln dem Leser nur eins: Der Schreiber hat keine Zeit!

Verzichtet deshalb auf solche Abkürzungen und schreibt diese Wörter besser aus. Ob ihr dabei "Mit freundlichen Grüßen" oder "Freundliche Grüße" schreibt, ist Geschmackssache.

Standardformulierung vermeiden: "Mit unserem Schreiben vom ..."

Ein frohes, gesundes und erfolgreiches neues Jahr. 2008 beginnt turbulent - gleich zwei große Projekte halten mich auf Trab, so dass ich kaum zum Weblogschreiben komme.

Heute erhielt ich eine E-Mail von einem sehr sympathischen und auch dynamischen Kunden. Er wollte mich an einen Termin erinnern und mich darum bitten, diesen Termin zu bestätigen. Die E-Mail begann mit folgenden Worten:

Mit Schreiben vom xx.Dezember hatte ich Sie zu unserem Treffen am xx.Januar eingeladen.

Bei dieser Standardformulierung denke ich an Ärmelschoner und Stempelkissen - aber nicht an meinen Kunden! Dieser Satz passt einfach nicht zu ihm. Bei einem Anruf hätte er vermutlich gesagt:

Vielleicht erinnern Sie sich: Am xx. Dezember hatte ich Sie zu unsere Treffen am xx. Januar eingeladen.

oder

Am xx. Januar treffen wir uns in xx. Sind Sie dabei? Das wäre schön. Bitte geben Sie mir kurz  Bescheid,. Alle Informationen finden Sie in meiner Einladung vom xx. Dezember.

Warum nicht auch so die E-Mail formulieren? Das klingt viel authentischer und ich habe auch mehr Lust auf unser Treffen.

Weihnachten - Textideen

Im Supermarkt gibt es schon seit einigen Wochen Dominosteine und Schokoweihnachtsmänner zu kaufen. Wer nun auch schon über die Weihnachtsgrüße für die Kundschaft nachdenken will, findet wie jedes Jahr viele Textvorschläge in unserem Downloadbereich.

Sprachberatung im Internet

Immer mehr Menschen nutzen unserer kostenlose Sprachberatung - unser Forum in der virtuellen Schreibakademie von "erfolgreich schreiben".

Heute habe ich auf die 300ste Frage im Forum geantwortet. Besonders erfreulich: Die Teilnehmer fragen inzwischen nicht nur, sie beantworten  auch Fragen anderer Teilnehmer - und das sehr kompetent!

Nur das Design der Sprachberatung ist furchtbar veraltet ...aber auch das soll sich bald ändern.

Schachtelsatz

Beginnen wir mit einem Beispiel des Schachtelsatz-Experten Edmund Stoiber:

"Es muss zu schaffen sein, meine Damen und Herren, wenn ich die CDU ansehe, die Repräsentanten dieser Partei an der Spitze, in den Ländern, in den Kommunen, dann bedarf es nur noch eines kleinen Sprühens sozusagen in die gludernde Lot, in die gludernde Flut, dass wir es schaffen können und deswegen in die lodernde Flut, wenn ich sagen darf und deswegen meine Damen und Herren."

Doch auch Journalisten und Schriftsteller verirren sich gerne auf ihrem Weg zum abschließenden Punkt. Dies kritisiert Sönke Krüger in seiner Kolumne "Wortgefecht" auf Welt-Online.

Besonders interessant: Die Beispiele unter den Fotos und die Kommentare der Leser.

(Krügers Artikel habe ich durch einen Beitrag im Sprachblog gefunden.)

Autorespondertexte Urlaub

Die Sommerzeit ist die Zeit der Autoresponder-Texte. Heute erhielt ich folgende (sehr typische) Nachricht:

ich bin vom 17.-30. Juli im urlaub. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet!!! In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Herrn Muster (anton.muster@musterfirma.de)

Machen Sie es besser und achten Sie auch bei Autoresponder-Texten auf

• Anrede
• freundlicher Einstiegssatz
• Groß- und Kleinschreibung
• Zeichensetzung (drei Ausrufezeichen sind zwei zu viel)
• Verabschiedung
• Signatur

Mit dieser kleinen Checkliste überzeugen Sie auch mit einem Autoresponder-Text:

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin vom 17. bis 30. Juli im Urlaub und werde mich umgehend nach meiner Rückkehr bei Ihnen melden.

Ihr Anliegen lässt sich nicht aufschieben? Dann wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen, Herrn Anton Muster. Er hilft Ihnen gerne weiter. Seine E-Mail-Adresse lautet: anton.muster@musterfirma.de.

Freundliche Grüße

Birgit Beispiel

Sekretariat

Beispielfirma

Musterstraße Nr.

PLZ Stadt

Texte mit Melodie

Wer kennt sie nicht - die Lieder aus der Mundorgel: Da klappert die Muehle am rauschenden Bach, Affen rasen durch den Wald und Vögel feiern Hochzeit.

Die Mundorgel ist nicht nur ideal für romantische Stunden am Lagerfeuer ..., sie eignet sich auch hervorragend als Inspirationsquelle für bildhafte Texte. Ein kleines Beispiel:

Meine Oma fährt im Hühnerstall Motorrad ...

Sehr geehrte Herr Muster,

auch wenn die Oma eine ganz patente Frau ist: So manche Geschichte kann man einfach nicht glauben. Gestern habe ich auf dem Gang gehört, das Unternehmen wolle sich von unserer Sparte trennen - und nun frage ich mich ernsthaft, was ich davon zu halten habe. Können Sie Licht ins Dunkel bringen?

Für die Korrespondenz eignen sich zum Beispiel auch Lieder wie: "Die Gedanken sind frei ..." oder "Froh zu sein bedarf es wenig ..." In unserem aktuellen Newsletter findet ihr Beispieltexte mit diesen Liedtexten.

Wer den Newsletter abonnieren möchte, kann dies hier tun.

Das Thema "Grammatik" habe ich zunächst zurückgestellt. Denn wie ihr sicher schon gemerkt habt, komme ich zurzeit fast gar nicht zum Weblog-Schreiben. Leider. Vielleicht wird´s in den Sommerferien etwas ruhiger.

Es lebe die Einfachheit!

Bernd Röthlingshöfer hat von 0 2 eine seltsame E-Mail erhalten - sie wimmelt nur so von englischen Begriffen und Fußnoten. Der Kunde versteht nur Bahnhof und fragt sich, ob wohl der Absender seinen eigenen Text verstanden hat. Es gibt Techniken, die solche wirren Texte vermeiden helfen:

Der Überfall-Test: 

Fassen Sie in ein paar Sätze zusammen, was Sie sagen wollen und warum es für den Leser so wichtig ist. Versuchen Sie es mit Witz, Provokation oder einer Frage. Überfallen Sie damit jemanden, der Ihnen eigentlich gar nicht zuhören will, der für Sie kaum Zeit hat, der im Kopf woanders ist. Wenn Ihr Opfer aufhorcht, hinhört, aufs Thema einsteigt, dann sind Sie reif, mit dem Schreiben anzufangen.

Wenn Sie denken, Ihr Thema sei viel zu kompliziert, als dass man es so im Vorbeigehen berichten könnte – dann denken Sie an die Art und Weise, wie Empfänger heute Texte lesen: Sie müssen Ihre Leser erst für Ihren Text begeistern. Der Leser hält kurz inne, lässt sich für Sekunden auf Ihren Text ein und bleibt nur dann, wenn er Bedeutung verspricht.

(nach Daniel Perrin: Schreiben ohne Reibungsverlust: Schreibcoaching für Profis. Werd Verlag 2001.)

DIN 5008 und Formulierungsfallen

Viele Informationen zu den DIN-Regeln 5008 und zum Formulieren von Standardbriefen finden Sie im Leitfaden "Der Geschäftsbrief - Zeitgemäße und formal korrekte Korrespondenz als Fundament moderner Unternehmensführung".

Hier ein interessanter kleiner Ausschnitt: 

Höflichkeit mit Folgen

Der Satz am Ende eines Briefes „Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung" kann fatale Folgen haben.

So endete ein einer Lieferung von Software beigelegter Brief mit diesem Satz. Der Kunde nahm ihn wörtlich und löcherte den Softwarehersteller telefonisch mit zahlreichen Fragen rund um Installation und Anwendung.

Als der Softwarehersteller für diese Dienstleistungen den üblichen Stundensatz in Rechnung stellte, weigerte sich der Kunde zu zahlen und bekam recht: Die Formulierung im Brief sei als kostenloser Service zu verstehen. Die telefonische Unterstützung sei nur dann entgeltlich, wenn dies zuvor zwischen den Parteien vereinbart wurde.

Amtsgericht Heilbronn (Aktenzeichen 1C 93392)

Den Leitfaden mit 56 Seiten gibt es als PDF-Download (1,2 MB) hier.